Tampere Business Campus TBC ry:n

osallistujarekisterin tietosuojaseloste

 

1.     REKISTERINPITÄJÄ

 

Tampere Business Campus TBC ry (y-tunnus 1966093-0)

Finlaysoninkuja 21 A

33210 Tampere

 

 

2.     YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

 

Petteri Valonkallio

sähköposti petteri.valonkallio(at)tbc.fi

 

3.     REKISTERIN NIMI

 

Tampere Business Campus TBC ry:n osallistujarekisteri

 

4.     HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

 

Käsittelemme rekisterissä järjestämiimme tilaisuuksiin, koulutuksiin ja muihin tapahtumiin osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. Tietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisen, yhteydenoton, viestinnän, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin sekä muiden asiakkuuteen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja niiden mahdollistamiseksi.

 

Tietoja käytetään myös tilastollisiin tarkoituksiin, kuten yrityskohtaisin osallistujaraportteihin, jotta TBC ry:n jäsenyritykset eli rekisteröityjen työnantajat saavat tiedon yrityksensä henkilöstön osallistumisista TBC ry:n järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin.

 

Osallistujarekisterin avulla jäsenyrityksiä ja niiden henkilökuntaa voidaan myös tiedottaa yhdistyksen järjestämistä koulutuksista, tapahtumista, palveluista ja muista ajankohtaisista asioista. Tietoja voidaan käyttää TBC ry:n oman toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin sekä henkilökohtaisesti kohdennettuun viestintään.

 

5.     REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Ilmoittautuessaan TBC ry:n tuottamiin tilaisuuksiin ja palveluihin asiakkaat antavat tietonsa TBC ry:lle, jotta osallistuminen mahdollistuisi. Ilmoittautumisen yhteydessä rekisteröity antaa myös suostumuksen siihen, että hänen nimensä sekä työnantajayrityksensä nimi näkyy myös muille tapahtumaan ilmoittautuville ja osallistuville.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kun tiedot liittyvät tilaisuuteen ilmoittautumiseen (yleensä nimi, sähköpostiosoite, työnantaja sekä puhelinnumero), TBC ry ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista.

 

6.     REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

 

Osallistujarekisteri sisältää korkeintaan seuraavat tiedot:

• Nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• titteli/vastuualue
• työnantajan nimi
• työnantajan yhteystiedot
• esimiehen nimi
• mihin järjestämäämme tilaisuuteen ilmoittautunut & osallistunut
• asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. koulutuspalveluiden osto- ja peruutustiedot)
• mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot, kuten tieto ruoka-aineallergiasta tai erityisruokavaliosta

 

7.     SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

 

Saamme osallistujarekisterin tiedot joko rekisteröidyiltä itseltään tai heidän työnantajaltaan.

 

8.     TIETOJEN LUOVUTUS

 

Emme luovuta tietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Emme luovuta asiakasrekisterimme tietoja ylipäätään kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tapauksia:

• yritysvierailujen sisäänpääsyjä varten
• Palveluumme toimittamiseen olennaisesti liittyvää toimintoa varten. Esimerkiksi kouluttajalle, jonka koulutukseen henkilö on ilmoittautunut, ja johon kuuluu etukäteen tehtävä ennakkokysely tai kartoitus

Jaamme tietoja kolmansille osapuolille mahdollisimman vähän ja vain siinä määrin, kuin on tarpeen näiden toimintojen suorittamiseksi ja palveluiden toimittamiseksi, emmekä koskaan markkinointitarkoituksia varten.

 

9.     TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

 

Tampere Business Campus TBC ry käyttää uutiskirjeviestinnässään Yhdysvaltalaista Mailchimp -sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy EU:n alueen ulkopuolelle. Uutiskirjeen tilaus edellyttää asiakkaan suostumusta ja ainoat luovutettavat tiedot ovat etunimi sekä sähköpostiosoite. MailChimp on sitoutunut noudattamaan GDPR:n säädöksiä eurooppalaisten yhteistyökumppanien osalta.

Käytössä olevat hallinnointijärjestelmät 

 Linkit käyttämiemme järjestelmien tietosuojaselosteisiin: 

• Lyyti: https://www.lyyti.com/fi/rekisteriseloste 
• Mailchimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/ 
• Trello: https://trello.com/privacy 
• Microsoft: https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement  

 

10.   EVÄSTEET (COOKIES) VERKKOSIVUILLAMME

 

Haluamme ymmärtää, miten ihmiset käyttävät sivustoamme, jotta voimme parantaa sivustomme käytettävyyttä. Tästä syystä käyttämämme Google Analyticsia. Google Analyticsin evästeiden avulla kerätään tietoa ja raportoidaan sivuston käyttäjätietoja ilman, että kävijöiden henkilöllisyys tulee ilmi. Kun vierailet jollain verkkopalvelumme sivulla, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Google Analyticsin useimmin käyttämä eväste ”_ga” on voimassa kaksi vuotta.

Sinun on mahdollista kieltää Google Analyticsin toiminta käyttäessäsi verkkosivujamme hyväksymällä verkkosivuillamme vain välttämättömät evästeet. Lisätietoja Google Analytics evästeistä löydät täältä.

Tampere Business Campus TBC ry LinkedIN -sivua koskevat LinkedIN:in käyttämät evästeet löydät täältä.

 

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

 

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa ja lukituissa tiloissa. Digitaalisesti säilytettävät tiedot ovat järjestelmissä ja palvelimilla, jotka ovat suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.

 

12. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

 

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan, eli niin kauan kuin rekisteröidyn työnantaja on TBC ry:n jäsenyrityksenä. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.  Esimerkiksi mikäli osallistujan ilmoittautumisesta muodostuu lasku, tulee näitä tietoja säilyttää kirjanpitolain mukaan vähintään kuusi vuotta. Pyrimme kuitenkin minimoimaan säilyttämämme tiedot.

 

13.  REKISTERÖIDYN OIKEUDET

 

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua sekä vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Asiakkaillemme lähetettävän uutiskirjeen alareunassa on aina mahdollisuus perua uutiskirjeen tilaus.

Henkilöillä on oikeus pyytää tietojensa poisto, poislukien lakiin perustuvat säilyttämisvelvoitteet (kuten kirjanpitolaki ja EU-asetukset EU-rahoitteisten hankkeiden tietojen säilyttämisestä). Voimme pyytää henkilöä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä.

Henkilötietoihin liittyvät yhteydenotot ja pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Tampere Business Campus TBC ry

Henkilötietoihin kohdistuvat pyynnöt

Finlaysoninkuja 21 A

33210 Tampere

 

petteri.valonkallio(at)tbc.fi

 

Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

 

14.  TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

 

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste kulloinkin voimassaolevan sisältöisenä on saatavilla osoitteessa https://businesscampus.fi/osallistujarekisteri/